CMS software | Overstappen – CMSsystemen.nl

z

Overstappen op CMS software

Wat betekent het voor uw organisatie als u voor het eerst CMS software gaat toepassen of overstapt naar een nieuwe web content management oplossing? Op deze pagina leest u het antwoord op deze vraag, geformuleerd door de kennispartners van het ICT informatiecentrum op het gebied van web content management en de selectie van een CMS software.

Eerst een strategie
Overschakelen naar nieuwe CMS software betekent dat de organisatie op vele fronten effort dient te leveren. Dit gaat van afdeling communicatie tot het management en alle lagen hier naast en tussen. Een goede webstrategie en bijbehorende CMS software betekent dat op vele fronten besprekingen gevoerd dienen te worden en dat de organisatie top down en bottom up de uiteindelijke gekozen strategie en content management systeem omarmt en volgens projectplan implementeert. De hiermee gemoeide werkzaamheden gelden voor alle manieren van overgaan op andere CMS software. Bepaal dus eerst een strategie. Maak vervolgens een plan en een ruime planning en geef afdelingen ruimte om dit ook met elkaar waar te maken. Snakeware

Eisen aan nieuwe CMS software

Afhankelijk van de methode of software die in gebruik is, kan een organisatie veel voordeel halen uit (nieuwe) CMS software. Er moet wel een duidelijke reden zijn om over te stappen. Het kan zijn dat de huidige software niet voldoet omdat:

• De werkwijze te omslachtig is (niet overzichtelijk, dure trainingen, geen gebruiksgemak, etc.).
• Deze niet voldoende mogelijkheden biedt (technische beperkingen, geen optimalisatie mogelijk, koppelingen met andere software, etc.).
• Deze te kostbaar is (hosting, implementatie, onderhoud, servicecontracten, aanschaf).

Bij de overstap naar nieuwe CMS software moet goed bekeken worden waar deze aan moet voldoen. Vaak is deze keuze afhankelijk van de doelstelling die de website heeft. Bij voorkeur moet de software beoordeeld worden door een team dat in ieder geval bestaat uit de volgende disciplines: IT mensen, SEO specialisten, marketing- en salesmensen en webredacteuren. Zij kunnen samen de mogelijkheden en beperkingen beoordelen. Vaak is het vullen van een nieuwe website een grote belasting, omdat de bestaande content niet altijd gestructureerd en geschikt voor hergebruik is. Naast de omschakeling op nieuwe CMS software heeft dit een grote impact op (meestal) de communicatieafdeling. Hardworks

Door het gebruik van goede CMS software en het juist toepassen van de mogelijkheden, zal men de organisatie naar een hoger plan trekken. De site zal hoger in de zoekmachines gepositioneerd worden. Als je een winkel hebt, betekent een hogere positie in Google meer bezoekers, wat automatisch leidt tot meer omzet. Wanneer je een groothandel hebt, zullen jouw producten beter gevonden worden, waardoor je dealers meer afzet hebben. Op die manier profiteert niet alleen de organisatie direct, maar ook indirect van de nieuwe CMS software. Toomba

Overstappen vereist voorbereiding

Naast het leren gebruiken van (nieuwe) CMS software moet vaak ook de bestaande content gemigreerd worden. Dit vergt een gedegen voorbereiding en planning. Ook moeten vaak nieuwe werkprocessen, rollen en verantwoordelijkheden worden gedefinieerd. Belangrijk is dat er goede afspraken worden gemaakt om publicatie naar het web te waarborgen. Een langetermijnstrategie en visie op het internetkanaal gaat aan elke succesvolle implementatie vooraf. Yellow & Red

De impact van nieuwe software op een organisatie is afhankelijk van de tijd en energie die men momenteel in de online activiteiten steekt. Organisaties die weinig tijd steken in het online deel van de activiteiten zullen vrij gemakkelijk kunnen overstappen op betere software. Het rendement zal echter nihil zijn omdat de online activiteiten pas effect hebben wanneer er tijd en aandacht aan wordt besteed. Organisaties die een groot deel van de activiteiten online uitvoeren, zullen een veel zwaarder traject in moeten gaan om dezelfde resultaten te behalen als op dit moment. Wanneer content beheer hierdoor echter een stuk effectiever uitgevoerd kan worden zal de besparing natuurlijk ook een stuk hoger zijn. Iedere organisatie doet er goed aan om alvorens de switch te maken naar nieuwe software heel duidelijk het huidige landschap in kaart te brengen. Bij een overgang is het van belang dat er geen (relevante) content verloren gaat en dat zoekmachineposities meeverhuisd worden. Innovadis